 |
ITIL (Information Technologies Infrastructure Library- Bilgi Teknolojisi Altyapı Kütüphanesi); adı üzerinde Bilgi Teknolojileri Birimi Kuran ve Yönetenler için bir kütüphanedir. Kütüphane nedir? birçok insanın araştırarak, yaşayarak tecrübe ettiği bilgi ve becerilerin kağıda döküldüğü ve diğer nesillere aktarıldığı bir platform. Yurt dışında bu bilgi birikimine Know-how bizde ise tecrübe denilmekte.
|
Hiç sevmeyiz değil mi başkalarının tecrübelerini dinlemeyi herkes ne kadar da çok şey biliyor! “Aynısı kaynım da vardı dana etini iki gün koluna sardık bişeyciği kalmadı” aslında bir Know-how (nasıl olduğunu biliyorum) ama kağıda dökülmediği ve test süreçleri olmadığı için eğrelti bir tutum.
İngiltere hükumetinde birkaç IT uzmanı oturmuşlar ve düşünmüşler; "bu alan da bir dünya tecrübemiz var. Aslında bir iş üretiyoruz tıpkı bir endüstri mühendisi gibi ve bunun süreçleri standartlara nasıl bağlanabilir?" planlanabilir ve disiplinli bir hal alabilir. Sürecin adını ITIL koymuşlar ve 5 ciltlik bir kitap hazırlamışlar ve her geçen zamanda versiyonları çıkmakta. ITIL tescilli olmayan bir yaklaşımdır. Bir sertifikasyon programı veya resmi bağlı bir kuruluşu yoktur. Askeri bürokratik standartları çok anımsatsa da büyük yapılarda iş disiplini ve süreç yönetimi için çok fazla fayda sağladığından adından söz ettirmeyi başarmıştır.
Günümüzde IT süreçleri için yazılım geliştiren firmaların bile faydalandığı kaynaklardan biridir. Örneğin helpdesk yazılımları, Backup yazılımları, envanter yazılımları vb… süreçleri bilmeniz bu yazılımları nasıl daha iyi duruma getirebileceğinizi bilmeniz anlamına gelir.
Bir diğer sektördeki kapattığı açık ise IT süreçlerini kim tasarlayacak?
Satıcılar mı? Danışmanlar mı? Yazılım üreten firmalar mı? Yazılım Geliştiriciler iniz mi? IT elemanlarınız mı?
Bugüne kadar IT süreçlerimiz satıcılar ve danışmanlar tarafından planlanmış “Şu kadara, şu kadar zamanda çiçek gibi yaparız sen canını sıkma biz böyle kaç proje bitirdik ” cümleleri ile ürünleri ve hizmetleri size fatura edip üzerine birde danışmanlık hizmeti keserler sürecin sonunda elinizde onlarca yazılım ve donanım ile bir kaosun içinde ekiple tartışırken; iş yükünün altında boğulurken bulursunuz kendinizi. Sonuç ya istifa edip başka firmaya geçip aynı süreçlerden yeniden geçmek veya bu deveyi bu şekilde gütmeye devam etmektir. IT departmanınız sizin kendinizi geliştirmeniz ve bütçeniz ile şaheser yaratmanız ile alakalıdır. Her şirket patronu kadardır lafına, her IT; mimarı kadardır diyebiliriz.
İşte burada IT standartlarını ve başkalarının tecrübelerini çok iyi okuyup IT departmanınızı ve yazılım süreçlerinizi buna göre kurgula malısınız. Ben bu işi yapabilen kişiye IT Mimarı diyorum. Katılırsınız veya katılmazsınız. On yıl önce IT mühendisi denildiğinde mühendisler odası biz yıllarca okuyoruz mühendis oluyoruz siz iki kurs bitiriyor kendinize mühendis diyorsunuz diyerek tepki göstermişlerdi. Şimdi de mimarlardan tepki almayalım.
İşimiz bir mimarlar ve mühendisler kadar zor çünkü onların ve kullandıkları ekipman ve yazılımlarının da dahil olduğu bir yapıyı kurgulayıp yönetmek zorundayız. Eğitimin sonunda ne demek istediğimi çok daha iyi anlayacaksınız.
Bir muhasebeci için IT sadece excel’de ve muhasebe yazılımındaki sorunları gideren bir birimdir, bir satışçı için Outlook ve vpn sorunlarını gideren biridir, bir yazılım uzmanı için bilgisayarını formatlayan, sql yetkilerini elinden alan kısıtlayıcı bir birimdir. Programlar, süreçler ve hizmetler bakımından IT herkesin kafasında farklı canlanır.
Kurumu dönüştürmek veya sıfırdan bir kurumun yapılandırılması
IT mimarının kurumu dönüştürmek gibi bir amacı yoksa o şirkette kurumun daha karlı hale getirilmesi, kayıpları en aza indirmek, verimli ve rekabetçi kılmak, büyümeyi sağlamak, büyürken çatlamasını ve yıkılmasını önlemekten bahsedemezsiniz.
Günümüzde koca koca teknoloji devlerinin bile dijital dönüşüme ayak uyduramadıkları için bazı sektörlerde yok olduklarını gördük Nokia, Motorola, LG vb…
Kurumu dönüştürmek yazılım seçimi ile başlar, kurulum ile devam eder eğitim ve uygulama ile canlıya geçer daha sonra kullanıcıların bitmek tükenmek bilmeyen istekleri ile sürekli geliştirme sonucu hayatına devam eder.
Yazılım değerlendirme ve seçimi: Herkes en iyisine sahip olmak ister en iyiler ise en iyi olduklarını bildiklerinden en pahalı olandır. Peki sizin en iyi en pahalı olana ihtiyacınız var mı? Örneğin İstanbul yedi tepeden oluşmakta yolları dar, kasisleri bol, trafikten önünüzü göremiyorsunuz böyle bir şehirde Ferrari almak konforlu olabilir mi? havalı olabilir ama gerek var mı? 3 milyon TL bu araca vermek yerine 15 kat daha ucuz olan 200 bin TL'lik bir araç ilede forsunuz ve konforunuz o kadarda bozulmaz.
Bu seçimi her yazılım alırken yaptığınızı düşünün. Yüz adet Ferrari !
CRM ve ERP programlarınızı çok iyi seçmelisiniz. Çünkü tüm IT altyapınız bunun üzerine şekillenecek.
- Cloud’mu yani şirket dışında başka bir firmanın sunucusunda çalışacak, yoksa on premise dediğimiz şirket içinde bir sunucuda mı? Çalışacak.
- Desktop GUI ile mi çalışacak, yoksa web tarayıcı üzerinden mi çalışacak?
- Andorid, IOS, Windows, MacOs, Linux üzerinde çalışabilecek mi?
- Depo ve Sevkiyat kullanıcılarınız için Barkod yazıcı, El Scanerı, El terminali, Tablet desteği mevcut mu?
- Database olarak hangi platformları destekliyor. Sql, NoSql, big data vb… kullanıcılara sunulan hız mı daha önemli (1 saat içinde 20 milyon kullanıcıya e fatura gönderebilme veya makinelerin database çok hızlı data yazabilmeleri mi? yoksa big data sorgulama kabiliyetimi? makinelerinden gelen terabaytelarca datadan genel müdür ve satışçılar tek tıkla hızlı raporlar sunabilmek yada her ikisi birden mi?
- Raporlama olarak hangi platformlarla ortak çalışabiliyor
- Kaç modül olarak satılıyor, toplam maliyeti ne?
- Yıllık lisanslama mı? Sahip olma maliyetli mi lisanslanıyor.
- Yıllık destek hizmeti ne kadar?
- Eğitim hizmet planları nasıl? Online videolar, Pdf dokümanlar, yerinde soru cevaplı eğitimler, her departmana veya kişiye özel eğitimler, IT birimine eğitim onlarda alt birimlere eğitim vb… şekildemi ilerliyorlar.
- IK, Satın alma, Satış, Pazarlama, Stok, Sevkiyat, Arge, IT helpdesk, Müşteri ilişkileri, Muhasebe, Finans vb… kaç modülü var? hangileri işinize yarıyor?
- Robot operasyon referansları var mı? Kendi ekibimizce üzerine geliştirme yapılabiliyor mu?
- Sistem sanal server üzerinde çalışabiliyor mu? Yoksa illa fiziksel server’mı istiyor?
- Referansları kimler? Kaç ülkede varlar? Kim veya kimler yazmış? Baş yazılım liderini kaybederse ne olur?
- Yoksa bunların hepsini dışarıdan almak yerine kendi yazılım ekibini kurup kendi ERP ve CRM yazılımını mı geliştireceksin.
- Yazılım projesi için tecrübeli bir ekip liderin var mı?
- Proje geliştirme ve hata izleme platformun var mı?
- Yazılımın uluslararası standartlarda mı yazılmış? Devlet kurumları, vergi daireleri, özel kuruluşlar ile veri paylaşımı noktasında bu kuruluşların uluslararası standartlarından geçebilecek misin?
Şuana kadar 18 madde saydım ve bu maddelerin sayısı binlerce daha da artacak.
Bu maddelere göre temel platform yazılımın yani sana ana faydayı sağlayacak ERP ve CRM yazılımını seçip sürecin mimarisine başladığındaki bu süreç aylar sürebilir.
Bir yandan da paralel olarak altyapını tasarlamalısın. Tabi bu konuştuğumuz sıfır bir şirket kurulumu ise çok şanslısınız 6 ay içinde işe başlayıp taşları kendi mesleki tecrübenize göre dikebilirsiniz. Eğer mevcutta var olan ve zaten yalan yanlış kurgulanmış bir yapıyı dijital dönüştürmeye başladıysanız işiniz çok çok zor olacak belki de başaramayacaksınız. Çok daha maliyetli olacak bozuk bir yapıyı düzeltmek. Bunlara örnekleri ile ilerde değineceğiz.
Sıra geldi Client tarafı işletim sistemlerinin türü ne olacak?
Macintosh: Hem yazılımı hem de donanımı kendisi ürettiğinden çok pahalı ama stabil. Fakat bu stabil olmanın yanında, oldukça da kendine özgü kısıtlamaları olan, her yazılımı desteklemeyen Unix tabanlı bir client tarafı sistem.
Windows: sadece işletim sistemi yazılımını alıp donanımını diğer üreticilerden alarak daha uygun maliyetli client sistemler oluşturmak, Türkiye’de en çok kullanılan yöntem. Her türlü platformun üzerinde çalışmasına izin verir, uygun fiyatlı sayılır, eskiye göre azalsa da bol bol çöker ara yüzü üç beş yılda bir değişir help desk uzmanlarına yeni iş fırsatları doğar. Gerçi Windows 10 ile bir daha arayüz ile oynamama sözü verdiler ama ... Windows 11 ile yan çizdi.
Linux: Free sürümleri olduğu gibi ücretli sürümleri de vardır. Donanım bağımsız bir işletim sistemidir. Unix tabanlıdır programlama ve Linux bilginiz varsa yapacaklarınızın bir sınırı yoktur. Ücretsiz açık kaynak kodlamalı olması avantaj iken her yazılımı ve sürücüyü desteklememesi; işin sizi zora sokacak şokellalı kısmıdır. Eğer kurumsal uygulamalarınız Linux destekli veya web tabanlı ise IT maliyetlerinizi çok çok aşağılara düşürebilirsiniz.
Mobil işletim sistemleri henüz yerlerini desktop ve laptop sistemler gibi konumlandıramasalar da bence önümüzdeki on yılın sağlam client sistemleri olacaklar. Tabi fiyatları makul bir rakama inerse.
Office yazılımı olarak ne kullanacaksınız?
Burada çok fazla seçeneğiniz yok Microsoft Office tekel gibi durmakta. Covit spekülsyonları ile Bill Gates'i indirip bölmek istiyorlar ama nafile. Cloud tarafında Google atak yaptı ama şimdilik kullanıcı alışkanlıkları ve makinelerden veri çekip işleme kabiliyetlerinde çok da yaklaşabilmiş değil.
Son seçenek ise açık kaynak kodlu Libre veya Open Office. Kullanmayı iyi biliyor ve personelinizi iyi eğitip sorunlarına yardımcı olabilecekseniz oldukça düşük maliyetli bir seçenek.
Bunlardan birine karar verdikten sonra
Ücretsiz 3. Taraf yazılımlar neler olacak:
- Sıkıştırma da ne kullanacaksınız
- Pdf reader
- Java,
- SilverLight,
- Video kodec,
- Web tarayıcı
- Ekran alıntı aracı
- Vpn ayarları
vb… bunların updatelerini nasıl yapacaksınız? Buna ileriki konularımızda patch yönetimi katmanında değineceğiz. Bir şey ücretsiz ise ürün sizsinizdir ürün olmaktan nasıl korunacağız. Buda işin güvenlik katmanında şokellalı kısım. Buna da güvenlik katmanında değineceğiz.
Diğer özel programlar neler olabilir?
- Grafikerler için kullanılan yazılımlar (Adobe ürünleri, arşiv arama ürünleri, matbaa ürünleri)
- İstatistikçiler için yazılımlar,
- Laboratuvar için yazılımlar,
- Mimarlar için yazılımlar,
- Devlet yazılımları (e-devlet, e-imza vb…)
- Yazılım uzmanları için yazılımlar (Visual studio, jira vb…),
- Teknik birimlerin yazılımları (Aydınlatma, soğutma, soğuk hava dolapları izleme, üretim makineleri),
- Güvenlik için yazılımlar (kartlı geçiş sistemleri, kameralar, alarm sistemleri)
- Otopark için yazılımlar (Bariyer açma plaka tanıma ve kartlı giriş çıkış)
- Üretim robotları ve üretim bantları
- Genel kullanım Doküman sistemi QDMS
- Sektöre özel yazılımlar, Hastane, Okul, Askeriye, Vakıf, Hukuk, Gıda, Banka, Enerji, İlaç vb…
IT yönetimi için yazılımlar
- Şirket dışına çıkan bilgisayarlar için web ve app filter yazılımı ve client tarafı agent
- Vpn yapan kullanıcılar için çift kimlik doğrulama yazılımı
- Kullanıcıların kurum dışından Ad şifrelerini değiştirme ve kilitlenen hesaplarını sms ile açma yazılımı
- Client tarafı Zararlı yazılım önleme programı
- Sunucu tarafı zararlı yazılım ve atak önleme yazılımı
- NAC sistemi
- MDM çözümü
- ITSM çözümü
- Loglama
- SIEM
- DLP
- Oturumları ve çalışmaları video kayıt altına alma yazılımı
- NVR sistemleri
- Sunucu Replikasyon sistemleri
- Pentest yazılımları
- Envanter ve saha kontrol yazılımı
- Active directory
- DHCP
- DNS
- Print Server
- File Server
- SQL Server
- Oracle Server
- Firewall
- Switch yönetimi
- AP controller
- Sanallaştırma
- Network aktivitesi izleme
- Active directory aktivitesi izleme
- File Server aktivitesi izleme
- Kullanıcı şifre sıfırlama platformu
- IT ürünlerini ve şifrelerini tek noktadan erişip yönetmek
- Mail Server
- Uzaktan destek yazılımı
- Client yazıcılarının üçüncü taraf yazılımları (Bol güvenlik açığı yaratacak ve güncellemeleri zahmetli olabilir)
- Driver yazılımları wifi, bluetooth(Bol güvenlik açığı yaratabilir ve güncellemeleri zahmetlidir)
- Microsoft ek yazılım (.net, Visual C++ **** Redistributable)
- Cd yazma
- Toplantı yazılımları teams, zoom, Skype, Gotomeeting
- Host IIS, Apache, Tomcat
- Telefon senkranizasyon yazılımları (Apple Itunes, samsung sync, Bonjour)
- Guvenlik kamerası client yazılımı
- Diğer şirket içi Relay Mail yazılımları
- SMS sistemi
- UPS web arayüzü yönetimi
- Storage yönetim arayüzü
- ILO, IDRAC, MMD, Vpro sunucu, client yönetim sistemi
- Router Yönetimi
- Radio Link yönetimi
- Fiber hat yönetimi
- ADSL hatların yönetimi
- Backup yazılımı
- Replikasyon yazılımı
- Nac
- Projection ve Tv yayın kontrol
- Sızma testi ve sosyal mühendislik ve sınav sistemi
- Şirket içi wetransfer
- Hosting yönetimi
- Alan adı yönetimi
- MDM ve mobil market yönetimi
- Sunucu odası Ortam izleme sistemleri
- Cloud panel yönetimi
- Dış dns yönetimi
- Santral
- PDKS
IT yönettiği Cihazlar örnek cihazlar
- Sunucu
- San / Nas Storage
- Switch / Firewall / LB
- Parmak izi Kapı Geçişi
- Ortam izleme alarm
- UPS
- Ip Kamera
- ADSL Modem
- KVM Switch
- Tape Backup Unitesi
- Laptop
- Desktop
- Monitor
- Klavye, Mouse, Hdd, Ram, Ekran Kartı
- Mikrofon
- Scaner / Barcode Scaner
- Mobil Phone
- Tablet
- Printer / Fotokopi
- Accesspoint
- IP telefon
- Video konferans
- Optik medya (Dvd), External HDD, Flash Bellek
- Ses sistemi
- Mixer, Amfi, Projeksiyon, TV, Pointer
Kurum dönüşüm hedefi
Bir kurumun yazılım ile dönüşebilmesi BT Mimarı tarafından sağlanır.
BT yöneticisinin çok iyi java bilmesi ya da C# bilmesi hiç önemli değil hatta umurunuzda bile olmamalı. Bir BT uzmanının development ile hiç işi olmamalı. Hindistan’da, Amerika’da milyonlarca kişi development yapıyor zaten ve olabilecek en ucuz fiyatla size veriyor. Bir BT bölümünün bu tarz işlerle enerjisini boşa harcamamak gerekli. Eğer çok iyi bir yazılım mühendisi ise yazılım ile uğraşmayı bırakmamalı ve kendi işini yapmayarak işinde kendini köreltmemeli, IT mimarisi işine soyunmamalı. IT mimarisi işine soyunup kurumda ki herşeyi kendim yazarım, open source ile planlarım derken eriyip giden çok mühendis tanıdım! Open source çok severim ama geliştirmek benim işim değildir. Yazılım mühendislerinin işidir ve bir yazılım mühendisi her platformu geliştiremez yaparım diyen kendine bile yalan söyler.
Üzerine basa basa söylüyorum BT ekibinin işi yazılım hatalarını düzeltmek veya yazılım geliştirme yapmak değildir. Bu ister bir Web yazılımı olsun İster masa üzeri, isterse de mobil hiç fark etmez. BT mimarı bunlarla uğraşmaz bu hiç profesyonelce değil.
1: Yönetim disiplinleri ve servislerini iyi bilmek:
Bir BT yöneticisi servis yönetimini bilmeden hiçbir yazılımdan faydalanamaz. Mal kabul nedir? ne iş yapar? Satın alma nedir?, Ön büro nedir?, Rezervasyon nasıl işler?, Restoran programı nasıl çalışır?, bir kasiyer nasıl çalışır?, garson nasıl çalışır?, güvenlik birimi nasıl çalışır?, halkla ilişkiler, muhasebe, finans, revir, insan kaynakları, maliyet kontrol, genel müdür, satış pazarlama, depo, mutfak, üretim, soğuk hava depoları, yangın sistemi, havalandırma, personel giriş çıkış kontrol sistemleri, müşteri odaları, mini barlar, alarm sistemleri, tartı sistemleri, Oda servisi, restoranlar, barlar vb…
Bu kadar yoğun bir işi olan bir bölüme yazılım sorunlarını da yüklerseniz elbette ki sistem çıkmaza girer değiştirdiğiniz BT uzmanının sayısı bitmek bilmez. Her değişen BT yönetimi ile sisteminiz darbe üzerine darbe alır sisteminiz karmakarışık olur.
BT mimarının işi yazılım yazmak veya düzeltmek değil. Kurumu iyi anlayıp tanıyıp en iyi programı en garantör firmadan temin etmektir. Temin ettiği programı en iyi şekilde kavrayıp tüm birimlere gerekli eğitimleri aldırıp çıkan sorun ve hataları üretici ile görüşüp çözdürmektir.
Bir yandan yazılımı yazıp, bir yandan birimlerin nasıl işlediğini çok iyi bilip, bir yandan da yazılımda çıkan sorunlar ve kullanıcı talepleri karşısında geliştirme yapabilecek bir BT yöneticisi var mıdır? Elbette vardır ama nereye kadar bu performansla çalışır. Metal yorgunluğu ne zaman başlar ve bilgi becerisini başkasına aktarmaya ne kadar yanaşır. IT’yi ne kadar tekeline alır ve nasıl taleplerde bulunur? Düşünmesi zor.
2: Yönetim yazılımlarını bilmek:
Bir BT yöneticisinin yeni çıkan yazılımları tanıması ve özelliklerini kavraması çok önemlidir. Bunun için kendine bir laboratuvar ortamı hazırlaması şarttır. Entegratör firmalalar ile iletişimi koparmayıp POC ve webinarları takip etmesi gerekmektedir. Kendisi ve diğer ekipler için sürekli eğitimler ve toplantılar planlamalı.
3: Yazılım süreçlerini belirleme:
Yazılımın donanım ihtiyaçlarının belirlenmesi, örnek vermek gerekirse: Yazılımın kurulumu ve temel bilgiler Birimler, adres, vergi dairesi, KDV oranları, ödeme türleri vb… Bölümlerin ayrı şekilde sistemin entegre edilmesi gerekli örneğin ilk önce üretim birimi ile başlanır programın ihtiyaç duyduğu bilgilerin sisteme girilmesi: üretim ham mamulleri, yarı mamuller, hazır ürünler, reçeteler, stok adetleri, mamul fiyatı, ürün fiyatı, kg ve adet bilgileri Daha sonra depolar tanımlanmalı Ham madde deposu, Temizlik deposu, atık deposu, Yarı Mamul. Daha sonra muhasebe birimi ve finans birimi sisteme entegre edilmeli Sonra insan kaynakları ve halkla ilişkiler modülleri, Şubelerdeki satış birimleri tek tek sisteme entegre edilir. Tabi bu verdiğim örnek sadece bir sektör için enerji, banka, ilaç gibi sektöre özgü binlerce farklı kırım vardır.
4: Yazılımın Kullanımını sağlamak
İşin en zor kısmı kullanıcıların yeni sisteme direnç göstermesi ve kullanmakta isteksiz olmaları süreci zorlaştırır. Her çıkan olumsuzluk son kullanıcı şikayetlerini oldukça arttırır. Eski sistemimiz daha iyiydi ne gereği vardı bu sistemin, işimizin işine iş çıkarttınız, bize faydası ne, boş işlere para harcıyorlar gibi birçok şikayet bu sürecin içinde kaçınılmazdır. Hatta IT ekipleri bile gelişime karşıdırlar gelişim demek aynı maaşa daha fazla süreç yönetmek demektir. Bir iki ay bu şekilde olması normal tabi işi aksatıp zarara uğratmadığı sürece. IT personel değişimleride aynı şekildedir yeni gelen personel eski IT birimini her zaman gömer :) aksaklıklar hep eski it ekibinin suçu olur. Bu durumda mevcut sistemi öğrenmek yerine bilgiğini sisteme entegre etmekten kaynaklanır bu sebepten it ekiplerinin değişimi hiç hoş değildir.
5: Süreç iyileştirmek:
Kullanıcılardan gelen şikayetlerin bir an önce çözülmesi ve aksayan yönlerin toparlanması, olay yönetim loğlarının izlenmesi, önemlidir. Bu da süreci iyi izleyip, kullanıcı sorunlarını iyi inceleyerek, sistem kurulumu sonrası yapılan memnuniyet anketleri ile mümkündür. Bu memnuniyet anketleri IT birimi üzerinde çok işe yaramaz bunun sebei tüm birimlerin IT'den destek alması ve destek yelpazesinin çok geniş olmasıdır. Bir IK veya finans biriminin memnuniyet anketi ile IT arasında dağlar kadar fark olacaktır bu genelde IT biriminde şirkete bağlılığı çok kötü etkiler. Türkiye’de online alışverişin memnuniyet oranının %3’ün altında olduğu görülmekte bunun sebebi ülke kültüründe takdirin çok benimsenmemesi ama zarara uğrandığında zarar karşılansa bile şikayetin yada yorumun orada kalmasından kaynaklıdır. Bu bilinçsizliğin farkında olarak kullanıcılarımıza olumlu yorumların faydalarını sizin için önemini vurgulamayı unutmayınız.
6: Kurumu dönüştürmek:
Artık kurum gelen talepler, yapılan çözümler ve raporlar ile sürekli daha iyiye doğru dönüşecektir.
Yazılımın kullanımının sağlanmasında, süreç iyileştirmesinde ve kurumsal dönüşümünüzü sağlamak konusunda hiçbir yazılım satıcı firma size garanti vermez bunu yapacak olan BT Mimarı ve onun ekibidir.
BT yöneticisinin hem şirket içi bölümleri hem de yazılımların kullanımını çok iyi bilen biri olmalıdır. Departmanları yazılıma dönüştüren biri olmalı. Bir BT mimarı Muhasebe uzmanı, Finans uzmanı, Satış pazarlama uzmanı vb… tüm birimler gibi düşünebilmeli ve onların işlerinden anlamalı.
Dönüşümü Nasıl Sağladınız?
Personeli dönüştürmek: Bir helpdesk uzmanı günlük yaptığı işleri halen bir deftere not alıyor ve zam ayında defterdeki sayfaları size gösteriyorsa bu kişiyi helpdesk sistemine yönlendirmeli ve dönüşünü başlatmalısınız. Helpdek ürünleri personelinizin çalışma performansını size net gösteremez bu ürünleri bir zam aracı olarak lanse ederseniz telefonlara ve maillere bakmayan, herkesin en basit kısa süreli ticketlere yüklendiği bir sistem oluşturursunuz. Helpdesk ürünleri iş planlama, personel arasında yük dağılımı yaratma ve işleri tek bir yerden yönetme amaçlı kullanılmalı kimin nekadar çalıştığı ve performansı yöneticilerin doğuştan gelen yetenekleri ve personeli ile zaman geçirmesi ile ölçülebilir bunu bir yazılım ile yapamazsınız. Sakın bu hataya düşmeyin.
Kendi bildiği gibi çalışan, her istediği değişikliği anında yapan, "bu powershell komutunu bir Exchange üzerinde uygulayayım bakıyım" diyen, kurumun tüm şifreleri elinde olan adminlerden full yetkileri alarak gerektiği kadar yetki dağıtımı yaparak güvenliği ve yedekliliği sağlamak. Personelin amaç sahibi eğitimine önem veren bir çalışan olmasını sağlamak. İmama ve cemaat ilişkisi atasözümüzü unutmamak gerek. Personeli yeniliklere açık hale getirmek değişime direnci kırmak. Yazılımlarla süreçler otomatize edildiğinde azalan iş yükü sebebi ile işsiz kalacağını düşünen personele süreçler hakkında detaylı bilgi vermek ve yol haritasını anlatmak.
Süreci dönüştürmek: Kurumunuzda en iyi yapılandırmalara sahip olan yazılımları barındırmanız bir şey ifade etmez. Mühim olan yapılandırma yönetimidir. Sistemi yazılımsal olarak yapılandırmayı modellemeyi bilmiyorsanız programları size bedava verip gelip kursalar bile hiçbir sonuç alamazsınız. Yapılandırma için önce ne istediğinizi iyi bilmelisiniz. Personeliniz yapılandırmaları yönetmek istemiyor ve bunu bürokratik buluyorsa, kurumunuzun yapılandırma hakkında bir fikri yoksa ve buna ait tasarımlar yapılmamışsa dönüşüm yapılamaz. Örneğin bir antivirüs kurallarının departman bazlı dağıtımı, usb bellek, printer çıktılarının kontrol altına alınması yazılı personel onayından geçerek izin alınması, kullanıcıların pc ve telefonlarına uygulama kurmak için ITSM kaydı açması ve ilgili talepleri işaretlemesi vb…
Yönetimin Dönüşüme Yaklaşımı: Kurumunuz olması gereken uluslararası standartlardan ve sizin isteklerinizden bihaber ise "Dönüşüm bize göre lüx biz bunu yapamayız bizim kültürümüze ters" görüşündeyse zaten bu kurumda dönüşüm imkansızdır. Bu kurumda dönüşüm sadece kendinizi dönüştürmenize neden olacaktır. Köreleceksinizdir en kısa sürede o şirketten kaçın.
Kültür Dönüşümü: Süreçlere bağlı olmayan, ideolojik düşüncelerle şirket – ticaret – para üçgenini birbirine zorla bağdaştırmaya çalışan, hiçbir şeyi kayıt altına almadan çalışmaya alışmış, arşivleme den habersiz, raporlamayı angarya gören bir kurum kültürünüz var ise direnç ile karşılaşırsınız. Çalışanlarınızın tedarikçileriniz, entegratörleriniz, yan kuruluşlarınız ile olan ilişkileri fazla samimiyete dayalı ve suistimal ediliyorsa dönüşümünüz zor olacaktır. Firma ödemeleriniz zamanında gerçekleşmiyor ise, iş alımlarında adamcılık; eğitim ve tecrübenin önüne geçmişse kültür dönüşümü sizin için imkansız hale gelecektir.
İçeride gerekli iş gücü, vizyonel personel, kaynak, sektör seviyesi ortalama maaşlar, görev, yetki, sorumluk dağılımlarını sağlayamıyorsanız dünyanın en iyi yazılımlarını alın değişimden bahsedemezsiniz.
Kurumsal dijital dönüşümde yazılım olmazsa olmazın %50’lik kısmıdır diğer %50’lik kısım ise sizin ve ekibinizin katkıları, özverisi, eğitimleri ile tüm sahaya bu yazılımların kabullenilmesidir.
Otomasyonel süreçlerde üretim makinelerinin ürettikleri veriler BT sunucularına kesintisiz bir şekilde akmalı. Kablolu ve kablosuz Network hatları sağlıklı çalışmalı, yurt dışı ekipleri bu makinelerin yönetim bilgisayarlarına erişebilmeli, üretim makineleri kendi cihazları dışında networkte başka hiçbir yere eriş memeli. Bu konu IT güvenliğinin başlangıcıdır.
BT departmanı yaptığı hizmetleri kalemlendirmeli ve bunlara bir değer biçmeli. Alınan ürünler ve yapılan yatırımlar yönetim tarafından boş harcamalar olarak görülmemeli kazançları yönetime iyi izah edilmeli. Bunu yapabilmek için şirketin geçmişi ile program sonrası kazanç hesaplanıp sunulmalı.
Kapitalist şirketlerde çalışıyoruz ve bizden beklentiler paraya endeksli. Kapitalizme düşman olmanın kimseye faydası yok. Yönetim çok iyi yazıcılar bunlar işimizi çok rahatlatacak aylık 5.000 TL kiralaması var sudan ucuz kelimesinden anlamaz. Eski sisteme göre kazançlarını ve sağlayacağı maddi getirileri raporla malısınız.
Örneğin şirkette her masada küçük küçük yazıcılar var ve dolum toner kullanıyorsunuz. Aylık maliyetleri hesaplamak çok zor. Toner, printer arıza, kâğıt kullanımı, enerji tüketimi, yıpranma sonrası hurdaya ayırma süresi hesaplanıp, printer kiralamanın ve şifre ile çıktı almanın her masaya değil her bölgeye bir fotokopi makinesi koymanın maliyetleri ve karlılığı iyi hesaplanıp anlatılırsa BT çok maliyetli bir departmandır algısı yıkılır. Her yıl yönetim kurullarında yıllık BT kazanımları ve projeleri yıl yıl gösterilerek BT kazanımları yönetime anlatılmalı. BT sayesinde yüz kişinin yaptığı bir iş yetmiş kişiye indirilebilmektedir ve aradaki otuz kişilik karlılığında bir bedeli olacaktır. IT ürünlerini geliştiren firmalar emin bu size ettirdikleri otuz adamlık karı sizden alırlar. Günün sonunda odaklanılması gereken nokta değerdir.