Özgün yazım tarzım:
İş hayatıma 17 yaşımda stajyer olarak başlamıştım. En çok fırçayı iletişim konusunda yemişimdir. Özellikle e-posta yazışmalarında yediğim fırçanın haddi hesabı yoktu.
Mailin bir kültürü vardır. Selam ile başlarsın, giriş, gelişme ve sonuç ile devam edersin sonunda makama göre saygılarını veya iyi dileklerini ileterek tamamlarsın en altta da e-posta imzan yer alır.
Yazışmanın bir geçmişi olur ve çatışmaları önlemek için bir kanıt değeri vardır.
Büyük küçük harf, imla hataları, anlatım bozuklukları hoş karşılanmaz (herkesin zamanı değerlidir).
Hayatlarımız mutsuz, sallantılı ve iletişim yöntemlerimizde bundan etkileniyor.
Disiplinli ülkelere özeniyoruz. Oralara ulaştığımızda da buradaki kaosu özlüyoruz.
Kurumsal dil ile anlatımım:
E-posta iletişimi gerçekten önemlidir ve iş hayatında etkili bir iletişim kurmak için bazı temel kurallara uymak önemlidir. İşte e-posta iletişiminde dikkate almanız gereken bazı önemli noktalar:
- Saygılı bir başlangıç: E-postalarınıza "Merhaba" veya "Selam" gibi bir selamla başlamak, karşı tarafa saygınızı göstermenin bir yoludur. Eğer birine ilk kez yazıyorsanız, "Sayın" kelimesini kullanarak daha resmi bir ton oluşturabilirsiniz.
- Net ve öz: E-postalarınızı kısa, net ve öz bir şekilde yazmaya çalışın. Karmaşık ve uzun cümlelerden kaçının. Ana konuyu vurgulayarak iletişimi kolaylaştırın.
- Mantıklı bir yapı: E-postanızı giriş, gelişme ve sonuç olmak üzere mantıklı bir yapıda düzenlemeye özen gösterin. Bu, mesajınızın daha kolay anlaşılmasını sağlar.
- Dil ve imla: İmla, dilbilgisi ve noktalama işaretlerine dikkat edin. Büyük harfleri, noktalama işaretlerini ve paragraf düzenlemesini doğru bir şekilde kullanın. İmla ve dil hataları, profesyonel olmayan bir görüntü oluşturabilir.
- E-posta imzası: E-posta imzanızda adınızı, unvanınızı, iletişim bilgilerinizi ve gerekiyorsa şirketinizin adını belirtin. Bu, iletişiminizin daha profesyonel bir görünüm kazanmasını sağlar.
- Yanıtlama süresi: İş e-postalarına hızlı bir şekilde yanıt vermek önemlidir. İş arkadaşlarınızın veya müşterilerinizin zamanını önemsediğinizi gösterir. E-postalarınızı düzenli olarak kontrol edin ve mümkün olduğunca çabuk yanıtlayın.
- Geçmişi koruma: İş e-postalarınızın geçmişini saklamak önemlidir. E-postalar, çatışmaların çözülmesi veya sözleşmelerin kanıtlanması gibi durumlarda kullanılabilir. Bu nedenle, önemli e-postaları arşivleyin veya gerektiğinde kopyalarını saklayın.
Günümüzde iletişimde hızın ve teknolojinin etkisiyle bazı insanlar bu temel kurallardan sapabiliyor olabilir. Ancak, iş dünyasında etkili bir iletişim kurmak için bu kurallara uymanız önemlidir. Daha disiplinli ülkelerde bu kurallara daha fazla önem verildiğini fark etmiş olabilirsiniz. Ancak, iletişimde disiplini ve profesyonelliği sürdürmek için her birimizin sorumluluk alması gerektiğini unutmamalıyız.
Sonuç:
Ne yalan söyleyeyim kurumsal dili hiç sevmiyorum ip üzerine tespih taşı dizer gibi. Tarifsiz yaşayamayanlara yemek tarifi vermek gibi madde madde.
Oysa yazı biraz daha içsel olmalı, biraz his uyandırmalı, biraz iğnelemeli okuyan kendim buldum; bu fikir benim demeli veya bu tamda benim düşündüğüm demeli veya yazı ile tartışmalı kabullenmemeli… Ancak yazı ile kavga ederse o zaman düşünür, çözer ve kendi çözdüğünü ölümüne kabullenir.